Convegni e fiere

Convegni

Gli ingredienti per un convegno ben riuscito sono: un programma scientifico interessante e un’organizzazione impeccabile. Per quanto riguarda l’organizzazione noi la dividiamo in tre pilastri: location, segreteria e comunicazione.

Location

La location deve essere facilmente raggiungibile, possibilmente attraente e opportunamente attrezzata. La vicinanza alla stazione dei treni e dei bus invoglierà anche i partecipanti più distanti a partecipare, se poi si trova in una bella città sarà possibile organizzare anche visite guidate per gli accompagnatori. La strumentazione di base deve prevedere: proiettore, microfoni e wifi.

Segreteria

La registrazione prima dell’evento vi garantirà la semplificazione delle procedure di accettazione dei partecipanti. Dovrà essere semplice e lineare, non portare via troppo tempo e prevedere tutte le domande necessarie allo svolgimento dell’evento come per esempio le esigenze alimentari e la presenza di eventuali accompagnatori. Che sia on-line o in presenza la segreteria del convegno deve essere a disposizione per qualsiasi necessità.

Comunicazione

Un invito cartaceo o una newsletter possono essere strumenti per aumentare il numero delle persone interessate all’evento. Un buon piano editoriale vi aiuterà a comunicare tutti gli aspetti logistici (luogo, orari e modalità di partecipazione) e scientifici (programma con speaker e argomenti trattati). Durante l’evento non bisogna far mancare il materiale informativo come una brochure multilingua e un video.

Fiere

Il design dello stand deve rappresentare l’ente che partecipa alla manifestazione attraverso un allestimento che riprenda il brand, ma soprattutto deve essere accogliente e fornire tutte le informazioni necessarie.

Design

Per il design dello stand bisogna conoscere prima di tutto la sua posizione all’interno della manifestazione, se ci sono pareti oppure no, e quali sono le regole per l’allestimento. La grafica dovrà tenere conto dei colori del brand e il materiale informativo dovrà essere leggero. Un piano di comunicazione studiato nei minimi dettagli sarà la chiave del successo!